Quel était le besoin ?
Dans le cadre de ses appels d’offres, notre client était confronté à un processus d’analyse des dossiers remis par les fournisseurs consultés particulièrement chronophage. Chaque réponse fournisseur devait être lue, comprise puis comparée manuellement aux exigences définies dans le cahier des charges, souvent à partir de documents hétérogènes (PDF, Word, Excel).
Cette approche impliquait de nombreuses manipulations : extraction d’informations, consolidation dans des tableaux de suivi, relectures successives pour sécuriser l’analyse.
Au-delà du temps mobilisé, ce fonctionnement rendait la comparaison entre les offres complexe, avec un risque d’interprétation variable selon les personnes impliquées et une difficulté à garantir une évaluation homogène et traçable.
Solutions apportées
Pour répondre à ces enjeux, nous avons mis en place un agent IA dédié à la création et à l’analyse des appels d’offres. Cet agent permet de structurer les exigences en amont, de générer un appel d'offres standardisé à partir des exigences définies, puis d’analyser automatiquement les réponses fournisseurs en identifiant les éléments clés et en les mettant en correspondance avec les attentes définies. Il propose ainsi une première grille de lecture, facilitant la comparaison des offres et la mise en évidence des écarts. L’objectif n’est pas de remplacer l’expertise des équipes, mais de leur faire gagner du temps sur les tâches d’analyse documentaire, tout en apportant plus de cohérence et de traçabilité dans l’évaluation des réponses.
Comment
1) Définition des critères d’évaluation :
Le metteur en marché définit les exigences de son appel d'offres pour chaque réponse attendue (structurelle, fonctionnelle...) et peut indiquer la criticité et le poids de chacune des exigences métier ou tarifaires.
2) Génération d'appels d'offres :
Il peut ensuite générer un appel d'offres standardisé à partir de modèles définis en amont, intégrant les exigences attendues pour les fournisseurs.
3) Assistance à l’analyse :
Une fois les offres des fournisseurs reçues, le metteur en marché peut importer les mémoires techniques dans l'outil. L'agent IA se charge alors de lire, rapprocher les réponses des exigences définies, analyser et noter chaque réponse.
4) Classement des offres :
L'agent IA se charge d'établir un classement des réponses à partir des critères définis pour assister le metteur en marché dans la comparaison des offres.
5) Négociation et comparatif des propositions :
L'outil permet alors de comparer facilement les offres des fournisseurs - en rapprochant des critères équivalents - et facilite la phase de négociation.
Apport de l'IA
Temps économisé sur l'analyse des offres de l'ordre de 30 à 45 min par dossier. La dernière implémentation du logiciel pour un client a été menée sur 1200 dossiers déposés, soit un gain total de 600 à 900 heures.
Réalisation automatique de fiches de synthèses (points forts, points faibles, etc...) : pour notre exemple, gain de l'ordre de 15 minutes par dossiers soit 300 heures.
Gains financiers associés à la négociation (non quantifiables)
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